Yeastar Workplace – Besuchermanagement und Raumbuchung

Unternehmen, Schulen, Krankenhäuser, Co-Working-Spaces und andere Organisationen empfangen regelmäßig Besucher. Was fällt Ihnen als erstes ein, wenn es um die Verwaltung von Firmenbesuchern geht? Handelt es sich um Anmeldebögen mit Stift und Papier? Diese traditionellen Methoden des Besuchermanagements sind am modernen Arbeitsplatz zunehmend ineffizient und unsicher geworden. Yeastar Workplace schafft hier Abhilfe.

Mit Yeastar Workplace wissen Sie, wer wann wo ist.

Mit zunehmenden Sicherheitsbedenken und strengeren Vorschriften kommt eine sicherere, zuverlässigere und optimierte Lösung – ein automatisiertes Besuchermanagementsystem (VMS / Visitor Management System).

Warum benötigen Unternehmen heutzutage ein Besuchermanagementsystem? Welche Vorteile hat es und wie können Sie das richtige System auswählen, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht?

Was ist das Yeastar Workplace Besuchermanagementsystem?

Ein effizientes Besuchermanagementsystem kann die Bewegung der Besucher in und aus den Räumlichkeiten verfolgen und Unternehmen wertvolle Einblicke in Muster und Trends liefern. Mit einem VMS können Unternehmen außerdem den Check-in-Prozess rationalisieren und viele verschiedene Aspekte der Gästeverwaltung automatisieren, was die Verwaltung von Besuchern erleichtert und die Sicherheit des Unternehmens erhöht.

Die Vorteile des Yeastar Workplace Besuchermanagementsystems.

Physische Sicherheit ist ein guter Grund, warum moderne Unternehmen eine Besuchermanagementlösung benötigen. Damit behalten Sie den Überblick darüber, wer Ihre Einrichtung betritt und verwalten alle Besucherinformationen. Durch Ausweis-Scans, digitale Signaturen und Fotos können Sie jeden, der das Gelände betritt, leicht identifizieren.

Das können nicht nur Besucher eines Unternehmens sein. Mit dem Yeastar-Workplace-System haben Sie ein Buchungssystem für Besprechungsräume bis hin zu einzelnen Plätzen (z.B. in Co-Workin-Spaces) und ein effizientes Besuchermanagement-System an der Hand.

Diese Technologie trägt auch dazu bei, unbefugten Zutritt zu verhindern, indem sie sicherstellt, dass Besucher nur genehmigte Bereiche innerhalb des Gebäudes betreten. Darüber hinaus können Sie potenzielle Sicherheitsrisiken schnell erkennen und beheben. Im Notfall können Sie Personen, die sich auf Ihrem Grundstück aufgehalten haben, schnell ausfindig machen und identifizieren.

Besseres Besuchererlebnis mit Yeastar Workplace.

Lange Schlangen und verwirrende Check-in-Prozeduren können für Gäste frustrierend sein. Mit einem effizienten Besuchermanagementsystem können Gäste einchecken und loslegen, ohne Zeit mit dem Warten auf die Genehmigung zu verschwenden. Es verbessert nicht nur das Gesamterlebnis, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck. Einsetzbar ist das System z.B. auch bei Messen, Kongressen und ähnlichen Events.

Darüber hinaus sorgt ein VMS dafür, dass sich Besucher vom ersten Moment an willkommen und wertgeschätzt fühlen. Es ermöglicht ihnen, problemlos durch das Gebäude zu navigieren, Besprechungsräume oder andere Ziele  finden, ohne sich zu verlaufen. Solche kleinen Gesten tragen viel dazu bei, bei Ihren Besuchern einen bleibenden Eindruck Ihres Unternehmens zu hinterlassen.

Effizienz und Zeitersparnis mit Yeastar Workplace.

Herkömmliche manuelle Methoden zur Besucherverfolgung, wie beispielsweise Logbücher, können zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Mit einem digitalisierten Besuchermanagementsystem können Unternehmen viele mühsame Verwaltungsaufgaben für Ihre Rezeption automatisieren, z. B. das Ausfüllen von Besucherprotokollen, das Drucken von Besucherausweisen und das manuelle Versenden von Benachrichtigungen an Gastgeber über die Ankunft ihrer Besucher.

Mit Besuchermanagement-Software können Unternehmen Besucher vorab registrieren und ihre detaillierten Informationen online sammeln, bevor sie ankommen. Es reduziert Wartezeiten und sorgt für einen reibungslosen Besucher-Check-in für Besucher. Unternehmen können auch Fragebögen mit benutzerdefinierten Feldern wie Gesundheits- und Sicherheitserklärungen einrichten, um zusätzliche, für ihren Betrieb relevante Informationen zu erfassen.

Einhaltung der Vorschriften.

Viele Unternehmen benötigen ein Besuchermanagementsystem, um Vorschriften einzuhalten. Viele Branchen unterliegen strengen Vorschriften zum Besuchermanagement, beispielsweise im Gesundheitswesen und in der Verwaltung. Solche Vorschriften umfassen in der Regel das Sammeln notwendiger Informationen, die Überprüfung von Besuchern, die Erstellung eines Prüfpfads und die Verbesserung der Sicherheit der Besucherdaten.

Yeastar Workplace bietet eine digitale Aufzeichnung aller Besucherinteraktionen und professionell aussehende Berichte für Audit- und Compliance-Zwecke und automatisiert viele Aspekte des Compliance-Managements. Diese digitalen Protokolle machen altmodische Papier-Logbücher überflüssig, die die Privatsphäre gefährden können, und erleichtern die Identifizierung von Verstößen.

Professionelles Image.

Das Yeastar Workplace Besuchermanagementsystem zeigt, dass das Unternehmen modern und organisiert ist, die Sicherheit ernst nimmt und so ein positives Image bei Besuchern und Kunden vermittelt.

Anstatt Formulare auszufüllen oder darauf zu warten, dass ihnen jemand manuell einen Ausweis ausstellt, können Gäste mit einem digitalen System einfach den QR-Code scannen, ihren eigenen Ausweis ausdrucken und sich innerhalb weniger Minuten auf den Weg machen. Der moderne und schlanke Prozess vermittelt einen Eindruck von Professionalität und Organisation.

Darüber hinaus können Besucherbildschirme und -ausweise mit dem Firmenlogo und dem Branding individuell gestaltet werden, was dazu beitragen kann, die Markenbekanntheit zu stärken und ein Gefühl von Professionalität zu schaffen.

Yeastar Workplace ist eine umfassende Plattform für die flexible Arbeitsplatzverwaltung, die ein cloudbasiertes Besucherverwaltungssystem umfasst und Funktionen wie Vorregistrierung, Selbst-Check-in, E-Mail-Benachrichtigungen an Gastgeber, anpassbare Fragebögen, Besuchsprotokolle und Unterstützung des Besucherbildschirms bietet. Gern beraten wir Sie ausführlich und zeigen Ihnen das System.